1. Over dit beleid
Pro Commodities B.V. ("Pro Commodities", "wij", "ons") hecht waarde aan uw privacy en gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Dit beleid legt uit welke gegevens we verzamelen, waarom we ze verzamelen, hoe we ze gebruiken, en welke rechten u heeft onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) en de Nederlandse privacywetgeving.
Dit beleid geldt voor alle bezoekers van procommodities.nl en voor iedereen die contact met ons opneemt via deze website, per e-mail of telefonisch.
2. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens
De verwerkingsverantwoordelijke is:
Pro Commodities B.V.
Amsterdam, Nederland
E-mail: info@procommodities.nl
KvK: 63890860
3. Welke gegevens we verzamelen
We verzamelen alleen gegevens die nodig zijn voor de doelen die hieronder beschreven staan. Specifiek:
Gegevens die u aan ons verstrekt
- Contactformulier-gegevens: naam, bedrijf, land, e-mailadres, telefoonnummer, product van interesse, geschat volume, bestemming, en eventuele berichten die u ons stuurt.
- E-mailcorrespondentie: alle informatie die u per e-mail met ons deelt.
Gegevens die we automatisch verzamelen
- Technische gegevens: IP-adres, browsertype en -versie, besturingssysteem, verwijzende URL, bezochte pagina's en tijdstempels. Deze worden door onze hostingprovider gelogd om beveiligings- en performance-redenen.
- Cookies: we gebruiken alleen strikt noodzakelijke cookies die nodig zijn voor het functioneren van de website. We gebruiken geen tracking-, advertentie- of analytics-cookies zonder uw toestemming.
4. Waarvoor we uw gegevens gebruiken
We verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Om uw aanvraag te beantwoorden: wanneer u het contactformulier invult of ons mailt, gebruiken we uw gegevens om te reageren, een offerte op te stellen en de handelsmogelijkheid op te volgen.
- Voor het uitvoeren en beheren van contracten: als we een handelsovereenkomst aangaan, gebruiken we de noodzakelijke gegevens om onze contractuele verplichtingen na te komen.
- Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen: bijvoorbeeld voor boekhouding, belastingen, anti-witwasregelgeving en handelscompliance.
- Voor beveiliging en verbetering van onze website: we gebruiken technische gegevens om kwaadaardige activiteit te detecteren en de prestaties van de site te verbeteren.
5. Rechtsgrondslag
We verwerken uw gegevens op basis van de volgende rechtsgrondslagen onder Artikel 6 AVG:
- Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6 lid 1 sub b) — voor verwerking gerelateerd aan een offerte of handelsovereenkomst.
- Gerechtvaardigd belang (Art. 6 lid 1 sub f) — voor het afhandelen van aanvragen, het beveiligen van onze website en het beheer van onze bedrijfsvoering.
- Wettelijke verplichting (Art. 6 lid 1 sub c) — voor fiscale, boekhoudkundige en handelscompliance-verplichtingen.
- Toestemming (Art. 6 lid 1 sub a) — waar van toepassing, bijvoorbeeld voor niet-essentiële cookies (die we momenteel niet gebruiken).
6. Met wie we uw gegevens delen
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. We delen gegevens alleen met partijen die ons helpen onze bedrijfsvoering uit te voeren, en alleen voor zover noodzakelijk:
- Dienstverleners: onze hostingprovider, e-mailprovider en boekhoudsoftware-provider. Alle verwerkers zijn gebonden aan verwerkersovereenkomsten conform de AVG.
- Handels- en transportpartners: bij het uitvoeren van een handelsovereenkomst kunnen uw zakelijke contactgegevens worden gedeeld met scheepvaartmaatschappijen, douaneagenten en producenten — uitsluitend voor zover strikt noodzakelijk.
- Autoriteiten: wanneer dit wettelijk vereist is, bijvoorbeeld de belastingdienst of toezichthouders op handelscompliance.
We dragen uw persoonsgegevens niet over buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij passende waarborgen zijn getroffen, zoals modelcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.
7. Hoe lang we uw gegevens bewaren
We bewaren uw persoonsgegevens uitsluitend zo lang als nodig is:
- Contactaanvragen die niet leiden tot een handelsrelatie: tot 2 jaar na het laatste contact.
- Handelsrelaties: gedurende de looptijd van de contractuele relatie en tot 7 jaar daarna, conform de Nederlandse fiscale wetgeving.
- Server-logs: doorgaans tot 30 dagen, langer indien nodig voor beveiligingsonderzoek.
8. Uw rechten
Onder de AVG heeft u recht op:
- Inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken
- Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens
- Wissing van uw gegevens ("recht om vergeten te worden") in bepaalde situaties
- Beperking van de verwerking van uw gegevens
- Gegevensoverdraagbaarheid — uw gegevens ontvangen in een gestructureerde, machine-leesbare vorm
- Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
- Intrekking van toestemming op elk moment, indien toestemming de rechtsgrond was
- Indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u meent dat wij uw gegevens niet correct verwerken
Om een van deze rechten uit te oefenen, mailt u info@procommodities.nl. We reageren binnen 30 dagen.
9. Hoe we uw gegevens beschermen
We treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder:
- HTTPS-encryptie op de website
- Beperkte toegang tot gegevens op need-to-know basis
- Reguliere beveiligingsupdates van onze systemen
- Verwerkersovereenkomsten met al onze dienstverleners
10. Cookies
Deze website gebruikt uitsluitend strikt noodzakelijke cookies die nodig zijn voor het functioneren van de site. We gebruiken op dit moment geen analytics-, advertentie- of tracking-cookies. Mocht dit in de toekomst veranderen, dan vragen we uw expliciete toestemming via een cookie-banner voordat we niet-essentiële cookies plaatsen.
11. Wijzigingen in dit beleid
We kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze werkwijze of in de toepasselijke wetgeving weer te geven. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is herzien. Belangrijke wijzigingen communiceren we via de website of direct aan relevante klanten.
12. Contact
Voor vragen over dit beleid of over hoe we met uw persoonsgegevens omgaan, neemt u contact met ons op via info@procommodities.nl.
Dit privacybeleid is opgesteld als algemene template en dient door uw juridisch adviseur te worden nagekeken voor publicatie, met name de secties over bewaartermijnen en gegevensoverdracht, om volledige aansluiting bij uw specifieke bedrijfsvoering te waarborgen.